テルコポーロ
シーズワンは電話見聞録「テルコポーロ」商品を開発しました。
テルコポーロとは
「テルコポーロ」は電話の音声(アナログ)とPC(デジタル)の統合させた技術及び装置であり、通常の電話対応から、受付業務、注文業務、サポートセンター、コールセンターなどの業務の円滑化を図ることができます。 顧客データベースと連携したシステムで、お客様の使用しているデータベースから相手の情報をダイレクトに画面表示する機能があり、お客様のデータベースにインポートしたり、カスタマイズを行ったりするのではなく、データベースを指定するだけで表示が可能になります。業務アプリケーションとも簡単に連動することができます。顧客のプロフィールや応対履歴、購入、購買履歴など的確なサポートが提供でき、これにより担当者不在でも的確な対応が可能になります。これから顧客管理を始めようとしている場合なども、付属のソフトにより簡単に作成、管理ができます。 通常のオフィスでは「テルコポーロ」を利用することにより「着信中」「通話中」「発信」等の状態を回線毎に確認が出来、同時にお客様の情報が複数表示される(電話番号、お名前、部署、取引状態、住所等)ため、PCの画面を見ることによって、担当者自ら電話に直接出ることが出来ますし、担当ではない方でも円滑に電話対応が出来ます。各部署によって必要な回線のみ表示させることも可能です。 電話の送受信の履歴及び音声録音が自動で残るため、聞き取れない言葉などを聞き返すことが出来、履歴を見ることによって、かけ直す事も簡単になります。送受信等も日時で検索できることにより円滑な対応が可能です。 電送受信の時に書き込んだものを表示させることが可能です。話の履歴に専用のソフトを使って必要事項等を書き込んでおき、次回からのお客様の基本情報や、対応履歴などをかんたんに閲覧しながらの電話応対が可能です。
標準機能
- ポップアップウィンドウ機能
コールされる前にPCの画面に電話番号、名前等を表示できます。 それによって、選んで電話に出ることが出来るようになる。 たとえば電話が鳴ったときに、PCの画面を見ることによって、このお客様の担当者は誰、この取引先の担当者はこの人など、担当者自らが分かるので、相手がたらい回しになることが無くなるなど円滑な作業効率が求められます。 - 回線表示機能
たとえば、この部署は4~8番までの回線を使用しているなど。(4番~8番以外にかかって来た場合は違う部署等)は必要の無い回線は表示させなくすることも可能。 - 外部データベース機能
それによってすぐにでもお使いになれます。もちろん新規登録も出来ますし、次回からは即データを表示することが出来ます(エクセルなど)。 - 音声アナウンス機能
全回線、または指定回線で音声のアナウンス、通常着信の切り替えができます。 任意の音声ファイルから指定でき。お客様が録音した音声ファイルを指定することも可能です。その後留守番電話としてお使い出来ます。 - 専用ソフト連動機能
電話とリンクさせ、受信と同時にソフト起動させ、必要な情報等を書き込むことや、閲覧することが可能です。 - 通話再生機能及び通話録音のON/OFF切り替え機能
通話の音声も自動録音されます。(何回でも聞きなおせます。) 聞き逃しをなくしますし、難しい言葉、聞き取れない言葉など、メモを取らなくとも聞きなおすことで確実に用件が分かります。音声ログはHDDの容量により異なります。(重要な会話では証拠にもなります。) - 発信受信のログ機能及びON/OFF機能
電話の発信、受信の履歴が自動で残る。(何月何日何時何分何秒) ログの保存期間は最大999日になります。
簡易事例
- 受付業務
受信時に顧客情報の他に担当者のお名前が出せるため、お客様に即担当者を呼び出すことが可能です。 - 電話対応業務(コールセンター・ヘルプデスク等)
通常はクレームや問い合わせ等のひとつの案件が終了するまでに、各オペレータで対処していますが、「テルコポーロ」を使用することにより、専用ソフトを通じてPC画面で閲覧できるためにオペレータ間での情報のやり取りなどができ、どの案件でも全てのオペレータで対応できスピーディーでミスや失礼の無い対応が可能になります。 - 予約業務(ホテル・美容店・タクシー等)
電話を受けた時にすぐ予約状況などを確認できます。 - 配達業務(酒屋・ピザ店等)
リピーターかどうか前回の注文など画面を見ることで確認できます。 - 受注業務(小売販売店)
商品内容や受注履歴、顧客の名前を理解するのに、熟練した社員でないと対応に時間が掛かりましたが、「テルコポーロ」を導入後は専用ソフトがあるため、アルバイトもしくは新人社員でもスムーズな対応ができ、重要な注文など聞き逃してもログにて音声を確認することが出来るために、間違えの無い受注業務が可能です。